(for translation, press the 
icon below)
Förra veckan fick jag några spännande intervjufrågor till en nyhetsbrev och jag svarade so här:
1. Hur kom det sig att du började forska om möten? Vad är det som gör det så spännande?
När jag började min doktorsavhandling så var jag intresserad i beslutsfattning i sociala rörelser, den globala rättviserörelsen, för att vara exakt. För att studera beslutsfattande satt jag i många möten med aktivister som kom från ganska olika kulturella, ideologiska, och organisatoriska sammanhang och som ofta hade ganska olika uppfattningar om hur beslut skulle fattas.
I början ansåg jag inte att det jag studerade var möten utan det var grupper. Men för en hel del av de möten söm jag observerade passade begreppen ”grupp” inte riktigt. Om man tänker sig att en grupp har en viss identitet, en ”vi”, gemensamma rutiner, och en historia där dessa kunde växa fram, så var många möten inte grupp-möten eftersom de flesta deltagarna hade aldrig förut träffats. Eller vissa hade träffats tidigare men vissa var nya. Detta gjorde att man inte kunde ta så mycket för givet. Mötesledaren fick förklara en del, eller t.o.m. fråga om det var okej om vi gjorde så här eller så här. Och om man kom överens om något på ett möte so kanske det ifrågasatts igen på nästa mötet.
Om man analyserar ett sådant empiriskt material, så passar inte begreppet ”grupp”. Och när jag då hittade boken ”The meeting” av den amerikanska antropologen Helen Schwartzman blev det som en ögonöppnare: ”Men visst! Det är ju möten som jag tittar på!” tänkte jag. Om man tänker ”möte” i stället för ”grupp”, så går det mycket bättre att förstå den diversiteten och tvetydigheten som jag beskrev eftersom varje möte börjar från noll, så att säga och då är det inte så överraskande att inte allt passar ihop eller att det finns olika åsikter. Medans när man tänker ”grupp”, så utgår man ifrån att det verkligen handlar om en grupp med en viss tradition osv. och om verkligheten ser annorlunda ut, så kanske man drar slutsatsen att ”Nämen, det här är ju en kaotisk grupp” eller något sådant.
Men oavsett hur jag personligen kom på möten som forskningsobjekt, det jag tycker gör de så spännande är att ett möte är ett kraftfullt sätt att organisera kommunikation. Den nederländska sociologen Wilbert van Vree har skrivit en bok om möten som en viktig del av civilisationsprocessen och han påminner oss att mötet som vi känner det idag började med att man kom överens att lägga ner sina vapen, att lämna de utanför dörren, så att säga, för att skapa en våldsfri zon där man pratar i stället för att slåss. Poängen är: det är andra regler som gäller i mötet än utanför. Och dessa regler om hur man får eller inte får bete sig i möten accepterar alla deltagare medvetet eller omedvetet. Ett möte är ett mycket reglerat sätt att kommunicera och detta är å ena sidan inskränkande (tänk hur du inte få prata om vissa ämnen p.g.a. att de inte står på agendan) men å andra sidan möjliggör dessa inskränkningar att man kollektivt uppnår saker som man annars inte hade kunnat uppnå (tänk bara reglarna för brainstorming: alla bara säger sina tankar fritt fram, även om de är ”dumma”, inga idéer får kommenteras).
En annan sak som är spännande med möten som forskningsobjekt är att de är överallt, vi sitter i möten en signifikant del av vår arbetstid och kanske även i fritid, men vi pratar nästan aldrig om möten och om vi gör det så är det oftast illa. Eller kanske för att skoja över hur tråkig mötet blev eller något sådant. Varför gör vi på detta viset? Varför då? Varför pratar vi inte allvarlig om hur vi kan ordna bättre möten? Eller kanske våra möten är inte så dåliga fast vi vågar inte erkänna det? Dessa är spännande frågor, tycker jag.
2. Vilken grundläggande fråga vill du ha svar på?
Kanske så här: ”Hur kan vi bättre förstå meningen med våra möten, hur de fungerar, varför de är dom de är och hur deltagarna kan vara delaktiga i mötens utformning?”
3. Vad vill du åstadkomma med din forskning?
För att börja med så behöver vi ett språk, en vokabulär för att kunna prata om möten. Alla som sitter i möten ska kunna benämna de aspekterna av mötet som berör de. I stället för att bara säga om det var ett bra eller dåligt möte (ibland kan vi inte ens avgöra detta) ska man kunna peka ut vad som var bra eller dålig och kanske varför. Eftersom det är första steget för att kunna förändra möten. Ju bättre man förstår möten, desto mer kan man påverka mötets gång redan under själva mötet.
Idag finns det hur många som helst rådgivarböcker om ”bättre möten” eller ”effektiva möten” o.s.v. och där brukas läggas mycket vikt på mötesledaren. Om mötet går dålig, så har mötesledaren gjort något fel. Om mötet är bra, så har hen gjort rätt. Och på ett sätt stämmer det ju. Men samtidigt tycker jag det är också ett ganska primitivt sätt att sköta våra möten: den starka, eller kanske hellre den skickliga ledaren. Jag är intresserad it att hitta sätt att sköta möten kollektivt. Och meningen är inte att man som deltagare får inte lämna över ansvaret för mötet till mötesledaren. Men jag skulle åtminstone vilja att alla kan bedöma om ledaren gör ett bra jobb så att man kan ingripa om något går fel. En slags ”guerilla facilitation”, så att säga.
4. Vilka är de vanligaste misstagen vi gör när vi har möten?
Jo, jag skulle säga att det börjar med att utgår ifrån att det är mötesledaren som ansvarar för mötet. Problemet är att för att ändra det måste både mötesledaren och de andra deltagarna vara överens. Om vissa deltagare försöker ”ta över” mötet när mötesledaren inte vill det, då kan det bli konflikt. Och om mötesledaren vill lämna ansvaret till deltagarna om de inte är förberedda eller vill inte vara mer delaktiga, då blir det förmodligen frustration på båda sidor.
En annan missuppfattning är kanske att vi menar att meningen med möten är framförallt att fatta beslut. Och så blir man besviken när ”alla bara pratar och ingenting blir gjort”. Men ofta gör det ju stor skillnad om man har pratat om saken eller inte och det betyder att prata kan vara att få något gjort. Annorlunda sagt: om ett beslut kräver ett möte (man kan ju fatta beslut på distans också) då handlar det förmodligen om ett beslut där det är viktigt att alla som är med förstår varandra, kanske t.o.m. kan lita på varandra (vilket oftast går bättre om man förstår den andra). Och då blir det inget snabbt beslut. Då tar det tid och tålamod.
Men det största problemet med möten ligger kanske inte i de misstagen som vi gör när vi har möten, utan hellre i mötens kontext. Jag har ännu inte riktigt utvecklat den här tanken men jag känner att det finns en slags ”mismatch” mellan hur de flesta organisationer fungerar och hur möten fungerar. Organisationslogiken brukar vara hierarkiskt medans möteslogiken skulle jag vilja hävda är mer horisontell. Som följd är det ofta organisationslogiken som tar över mötena vilket gör att man inte känner att de är meningsfulla eftersom deras potential inte kan utvecklas.
5. Dina bästa tips för att åstadkomma meningsfulla möten.
Mitt standardsvar på denna fråga är: Googla ”bättre möten” eller ”better meetings” och du kommer att hitta hur många som helst tipps och det är bara du som kan avgöra vilka av dessa passar bäst med just dina möten. Min poäng är ju precis att det vore bättre att komma bort från att försöka hitta den magiska formeln och i stället reflektera över vad som pågår i just mina möten. Det är lite som att välja mellan snabbmat och att laga själv.
Sedan förstår jag ju att sådana tips kan vara ett bra sätt att få igång tankarna kring möten. Men eftersom det finns redan så många mötestips från experter som förmodligen kan det mycket bättre än jag så försöker jag få igång tankarna på ett annat sätt. Får jag bjuda in er att dela era favorittips för meningsfulla möten? Eller kanske några erfarenheter (bra eller dålig) som ni haft i ett möte? Svara gärna här nedan! Tack vore vår automatiska översättningsfunktion kan du skriva på vilken språk du vill.